Thực hiện khai báo hải quan điện tử: Quy trình và hướng dẫn chi tiết mới nhất

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là một trong những thủ tục quan trọng để hàng hóa được kiểm tra và thông quan theo quy định. Thay vì xử lý phần lớn thủ tục bằng hồ sơ giấy như trước đây, doanh nghiệp hiện có thể thực hiện khai báo hải quan điện tử, giúp quá trình truyền nhận dữ liệu, xử lý tờ khai và theo dõi kết quả thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, với doanh nghiệp lần đầu xuất nhập khẩu, quá trình khai báo có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt ở các bước xác định mã HS, lựa chọn mã loại hình, khai trị giá, thuế suất và chuẩn bị hồ sơ.

Vậy thực hiện khai báo hải quan điện tử như thế nào? Cần chuẩn bị những chứng từ gì và quy trình gồm những bước nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết.

Khai báo hải quan điện tử là gì?

Khai báo hải quan điện tử là hình thức người khai hải quan thực hiện việc kê khai, gửi và tiếp nhận thông tin liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua hệ thống điện tử thay vì thực hiện toàn bộ bằng phương thức thủ công.

Các thông tin quan trọng của lô hàng như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển và các dữ liệu liên quan được khai báo để phục vụ quá trình quản lý và thông quan hàng hóa.

Tại Việt Nam, hoạt động khai hải quan điện tử được triển khai thông qua hệ thống VNACCS/VCIS và các phần mềm khai hải quan điện tử có khả năng kết nối với hệ thống.

Nhờ quá trình số hóa, doanh nghiệp có thể truyền dữ liệu tờ khai, tiếp nhận kết quả phân luồng và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ thuận tiện hơn.

Vì sao cần thực hiện khai báo hải quan điện tử?

Đối với doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo chính xác không chỉ phục vụ mục đích thông quan mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thuế, thời gian giao nhận và chi phí logistics.

Một số lợi ích đáng chú ý của khai báo điện tử gồm:

Tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thao tác khai báo và truyền dữ liệu trực tuyến mà không phải trực tiếp xử lý từng bước bằng hồ sơ giấy.

Hệ thống cũng tự động tiếp nhận và phản hồi thông tin, giúp doanh nghiệp nhanh chóng biết được trạng thái của tờ khai.

Giảm chi phí xử lý thủ tục

Việc điện tử hóa giúp giảm chi phí in ấn, đi lại và thời gian của nhân sự thực hiện thủ tục.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên có hàng xuất nhập khẩu, lợi ích này càng thể hiện rõ khi số lượng tờ khai tăng lên.

Thuận tiện trong quản lý dữ liệu

Thông tin khai báo được lưu trữ trên hệ thống và phần mềm, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi tra cứu, kiểm tra hoặc đối chiếu dữ liệu.

Tăng tính minh bạch

Thông tin được truyền và xử lý trên hệ thống giúp quá trình khai báo, phân luồng và theo dõi trạng thái tờ khai trở nên minh bạch hơn.

Điều kiện để thực hiện khai báo hải quan điện tử

Trước khi bắt đầu khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện cơ bản.

Có mã số thuế hợp lệ

Doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu cần có mã số thuế và thông tin pháp lý phù hợp.

Các thông tin doanh nghiệp trên tờ khai phải được kiểm tra cẩn thận để tránh trường hợp dữ liệu không đồng nhất.

Có chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng để xác thực doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và đã thực hiện các thủ tục đăng ký cần thiết với hệ thống hải quan.

Có tài khoản và công cụ khai báo

Doanh nghiệp cần đăng ký thông tin sử dụng hệ thống và có phần mềm hoặc giải pháp phù hợp để truyền nhận dữ liệu khai hải quan.

Có kết nối Internet ổn định

Quá trình truyền tờ khai và tiếp nhận phản hồi được thực hiện trực tuyến nên cần đảm bảo kết nối ổn định để hạn chế lỗi trong quá trình thao tác.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai báo hải quan điện tử

Trước khi lập tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp với lô hàng.

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường có thể bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract);
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice);
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List);
Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill);
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có;
Giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu nếu thuộc trường hợp yêu cầu;
Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành;
Catalogue, tài liệu kỹ thuật trong một số trường hợp;
Các chứng từ khác tùy theo loại hình và đặc điểm hàng hóa.

Không phải mọi lô hàng đều sử dụng một bộ chứng từ giống nhau. Do đó, doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hàng, mã HS, loại hình xuất nhập khẩu và chính sách quản lý mặt hàng để chuẩn bị hồ sơ.

Quy trình thực hiện khai báo hải quan điện tử chi tiết

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên triển khai quy trình khai báo theo từng bước rõ ràng.

Bước 1: Kiểm tra chính sách hàng hóa

Trước khi mở tờ khai, doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu hay không.

Đối với hàng nhập khẩu, cần kiểm tra sản phẩm có thuộc diện:

Cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu;
Nhập khẩu có điều kiện;
Phải có giấy phép;
Kiểm tra chất lượng;
Kiểm dịch;
Kiểm tra an toàn thực phẩm;
Công bố hợp quy;
Hoặc thực hiện thủ tục chuyên ngành khác hay không.

Việc kiểm tra từ trước giúp hạn chế tình trạng hàng đã về cảng hoặc cửa khẩu nhưng chưa đủ điều kiện làm thủ tục.

Bước 2: Xác định mã HS của hàng hóa

Mã HS là một trong những thông tin đặc biệt quan trọng khi thực hiện khai báo hải quan điện tử.

Mã HS có liên quan đến chính sách quản lý, thuế suất và các yêu cầu chuyên ngành của sản phẩm.

Để xác định mã HS, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất hàng hóa, cấu tạo, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật và các quy tắc phân loại liên quan.

Không nên lựa chọn mã HS chỉ dựa trên tên thương mại của sản phẩm hoặc chọn mã có mức thuế thấp hơn khi không có cơ sở phù hợp.

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ

Doanh nghiệp tiến hành đối chiếu thông tin giữa Invoice, Packing List, Contract, vận đơn và những chứng từ khác.

Các thông tin như:

Tên người xuất khẩu;
Người nhập khẩu;
Tên hàng;
Số lượng;
Trọng lượng;
Đơn giá;
Tổng trị giá;
Điều kiện giao hàng;
Xuất xứ;

cần đảm bảo thống nhất hoặc có căn cứ giải trình phù hợp.

Bước 4: Khai thông tin tờ khai trên phần mềm

Người khai nhập các thông tin của lô hàng lên hệ thống/phần mềm khai hải quan.

Nội dung có thể bao gồm thông tin doanh nghiệp, mã loại hình, phương thức vận chuyển, địa điểm làm thủ tục, vận đơn, hóa đơn và thông tin chi tiết từng dòng hàng.

Đối với hàng hóa, cần đặc biệt chú ý:

Tên hàng;
Mã HS;
Xuất xứ;
Số lượng;
Đơn vị tính;
Đơn giá;
Trị giá;
Thuế suất và các thông tin liên quan.

Sau khi nhập dữ liệu, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi truyền chính thức.

Bước 5: Ký số và truyền tờ khai

Sau khi hoàn thiện dữ liệu, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để xác thực và truyền tờ khai lên hệ thống hải quan.

Hệ thống tiếp nhận, xử lý dữ liệu và phản hồi kết quả cho người khai.

Nếu phát hiện thông tin chưa phù hợp trước khi đăng ký chính thức, doanh nghiệp cần kiểm tra và chỉnh sửa theo đúng quy trình.

Bước 6: Nhận kết quả phân luồng

Sau khi tờ khai được đăng ký, hệ thống thực hiện phân luồng. Trong thực tế thường được biết đến với ba kết quả:

Luồng xanh: Tờ khai được xử lý theo cơ chế miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa theo kết quả phân luồng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ liên quan trước khi thông quan nếu có.

Luồng vàng: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và chứng từ của lô hàng. Doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ theo yêu cầu.

Luồng đỏ: Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, hàng hóa còn thuộc diện kiểm tra thực tế theo quyết định của cơ quan hải quan.

Doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi để thực hiện đúng yêu cầu tương ứng với kết quả phân luồng.

Bước 7: Nộp thuế xuất nhập khẩu

Đối với hàng hóa phát sinh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần hoàn thành việc nộp thuế theo quy định.

Các loại thuế có thể phát sinh gồm:

Thuế nhập khẩu;
Thuế giá trị gia tăng;
Thuế tiêu thụ đặc biệt;
Thuế bảo vệ môi trường;
Thuế chống bán phá giá;
Các loại thuế khác tùy mặt hàng.

Số thuế thực tế phụ thuộc vào mã HS, trị giá tính thuế, xuất xứ và chính sách áp dụng tại thời điểm đăng ký tờ khai.

Bước 8: Hoàn thành thủ tục và thông quan

Sau khi doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ, kiểm tra thực tế nếu có, nghĩa vụ thuế và các thủ tục liên quan, lô hàng đủ điều kiện sẽ được thông quan theo quy định.

Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng, cửa khẩu hoặc kho và tổ chức vận chuyển hàng về địa điểm yêu cầu.

Bước 9: Lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn tất thông quan, doanh nghiệp vẫn cần quản lý và lưu trữ hồ sơ hải quan theo thời hạn pháp luật quy định để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, thanh tra hoặc đối chiếu khi cần thiết.

Vì vậy, không nên xóa dữ liệu hoặc bỏ chứng từ ngay sau khi hàng đã được nhận.

Những lỗi thường gặp khi thực hiện khai báo hải quan điện tử

Dù quy trình đã được số hóa, khai báo điện tử vẫn có thể phát sinh sai sót nếu người thực hiện thiếu kinh nghiệm.

Một số lỗi thường gặp gồm:

Khai sai mã HS: Có thể ảnh hưởng đến thuế suất và chính sách quản lý mặt hàng.

Khai sai mã loại hình: Mỗi mục đích xuất nhập khẩu có mã loại hình tương ứng nên cần lựa chọn chính xác.

Sai thông tin Invoice: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, đồng tiền thanh toán hoặc trị giá không chính xác có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh.

Sai thông tin vận đơn: Số vận đơn, phương tiện vận chuyển hoặc địa điểm xếp dỡ cần được đối chiếu kỹ.

Khai sai xuất xứ: Có thể ảnh hưởng đến việc áp dụng thuế suất ưu đãi và chứng từ C/O.

Thiếu giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành: Đây là một trong những nguyên nhân có thể làm kéo dài thời gian xử lý lô hàng.

Chữ ký số hết hạn: Khi chữ ký số không còn hiệu lực, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc truyền dữ liệu.

Kinh nghiệm giúp khai báo hải quan điện tử thuận lợi

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách nhập khẩu ngay từ trước khi đặt hàng, đặc biệt với các mặt hàng mới.

Bộ chứng từ cần được đối chiếu trước khi lập tờ khai. Nếu phát hiện Invoice, Packing List và vận đơn có thông tin không thống nhất, nên xử lý sớm thay vì chờ đến thời điểm hàng về cửa khẩu.

Đối với mã HS, doanh nghiệp cần dựa trên hồ sơ kỹ thuật và bản chất thực tế của sản phẩm. Với mặt hàng phức tạp, nên chuẩn bị catalogue, hình ảnh, thành phần hoặc tài liệu kỹ thuật để có cơ sở phân loại.

Sau khi truyền tờ khai, cần thường xuyên theo dõi phản hồi từ hệ thống và phối hợp xử lý ngay khi có yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Có nên thuê dịch vụ thực hiện khai báo hải quan điện tử?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự thực hiện nếu có đội ngũ xuất nhập khẩu am hiểu nghiệp vụ.

Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu, không có bộ phận xuất nhập khẩu riêng hoặc thường xuyên nhập nhiều nhóm hàng khác nhau, thuê đơn vị khai báo hải quan có thể giúp giảm áp lực về nhân sự và thời gian.

Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ từ kiểm tra chứng từ, tư vấn mã HS, chính sách mặt hàng đến lập tờ khai, truyền dữ liệu và phối hợp xử lý thủ tục thông quan.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm thực tế với đúng nhóm hàng mình đang xuất hoặc nhập khẩu thay vì chỉ dựa vào mức phí khai thuê thấp.

Chí Anh Logistics – Hỗ trợ khai báo hải quan điện tử chuyên nghiệp

Chí Anh Logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan và giải pháp logistics cho cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa.

Đặc biệt trên tuyến Trung Quốc – Việt Nam, Chí Anh Logistics có thể hỗ trợ nhiều công đoạn trong cùng một quy trình, bao gồm vận chuyển chính ngạch, ủy thác nhập khẩu, khai báo hải quan và xử lý chứng từ.

Dịch vụ khai báo hải quan tại Chí Anh Logistics tập trung vào các công việc như:

Tiếp nhận và kiểm tra thông tin lô hàng;
Tư vấn chính sách mặt hàng;
Hỗ trợ xác định mã HS;
Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ;
Thực hiện khai báo hải quan điện tử;
Theo dõi kết quả phân luồng;
Phối hợp xử lý hồ sơ và các vấn đề phát sinh;
Hỗ trợ thủ tục kiểm tra chuyên ngành khi cần;
Theo dõi quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa.

Với những doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc thường xuyên, việc kết hợp vận chuyển chính ngạch Trung – Việt và khai báo hải quan tại cùng một đơn vị giúp quá trình trao đổi thông tin và theo dõi tiến độ thuận tiện hơn.

Kết luận

Thực hiện khai báo hải quan điện tử là một bước quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Mặc dù hệ thống điện tử giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa nhiều thao tác, doanh nghiệp vẫn cần đặc biệt chú ý đến mã HS, mã loại hình, trị giá, xuất xứ, thuế suất và chính sách quản lý chuyên ngành.

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và kiểm tra thông tin trước khi truyền tờ khai sẽ giúp hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ và giảm nguy cơ phát sinh chi phí do chậm thông quan.

Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc cần một đơn vị hỗ trợ thực hiện khai báo hải quan điện tử, vận chuyển chính ngạch Trung – Việt và ủy thác nhập khẩu, có thể tham khảo dịch vụ tại Chí Anh Logistics để được tư vấn phương án phù hợp với từng lô hàng.